เตรียมองค์กรให้พร้อมก่อนรับการทวนสอบคาร์บอนฟุตพริ้นท์

บทความก่อนหน้าในบล็อกนี้อธิบายการทวนสอบจากมุมของผู้ทวนสอบ ทั้งหลักการ ระดับการรับรอง เกณฑ์สาระสำคัญ และถ้อยแถลง บทความนี้มองจากฝั่งองค์กร แนวทางการทวนสอบคาร์บอนฟุตพริ้นท์ขององค์กร ของ อบก. (2560) ปิดท้ายด้วยส่วนข้อแนะนำเชิงปฏิบัติที่ไล่ตั้งแต่การเตรียมการ การทวนสอบในพื้นที่ ไปจนถึงการติดตามผล และข้อกำหนดฯ (2565) เพิ่มสิ่งที่องค์กรต้องมีพร้อมก่อนทั้งหมดนั้นจะเริ่ม เลขหน้าที่อ้างด้านล่างเป็นเลขหน้าที่พิมพ์ของแต่ละเอกสาร

#ก่อนติดต่อผู้ทวนสอบ

ข้อกำหนดระบุชัดว่าองค์กรที่เลือกจะทวนสอบบัญชี หรือออกถ้อยแถลงการณ์ก๊าซเรือนกระจกที่อ้างว่าเป็นไปตามมาตรฐานฉบับนี้ ต้องจัดเตรียมรายงานข้อมูลก๊าซเรือนกระจก รายงานต้องสมบูรณ์ ไม่ขัดแย้ง ถูกต้อง ตรงประเด็น และโปร่งใส หากถ้อยแถลงได้รับการทวนสอบโดยหน่วยงานอิสระ องค์กรต้องจัดให้มีถ้อยแถลงการณ์ทวนสอบแก่กลุ่มเป้าหมายเมื่อร้องขอ และหากปิดบังข้อมูลที่เป็นความลับจากรายงาน ต้องชี้แจงเหตุผล (ข้อกำหนดฯ อบก. 2565 หน้า 30) ข้อ 10 เสริมว่าองค์กรควรจัดเตรียมแผนการทวนสอบตามแนวทางการทวนสอบของ อบก. และกำหนดระดับการรับรองที่เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมายและหลักเกณฑ์การขึ้นทะเบียน (ข้อกำหนดฯ อบก. 2565 หน้า 34)

แนวทางระบุชื่อเอกสารที่องค์กรเป็นผู้จัดทำตามรูปแบบของ อบก. ซึ่งผู้ทวนสอบจะตรวจความถูกต้องของเนื้อหาและความสมบูรณ์ในฐานะหลักฐาน ได้แก่ TCFO_R_01 บัญชีรายการก๊าซเรือนกระจก TCFO_R_02 รายงานการปล่อยและดูดกลับก๊าซเรือนกระจก และ TCFO_R_03 ใบแจ้งขอรับการทวนสอบ (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 105) ผู้ทวนสอบต้องได้รับข้อมูลจากองค์กรเพียงพอต่อการพิจารณาตอบรับ และอาจไม่ตอบรับได้ เช่น ไม่มีบุคลากรที่เชี่ยวชาญในธุรกิจนั้น หรือเงื่อนไขเวลากระชั้นเกินไป การสื่อสารควรเป็นอีเมลและการตอบรับอย่างเป็นทางการควรเป็นจดหมาย ภายในไม่เกิน 2 สัปดาห์ (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 72-73) เมื่อได้บัญชีและรายงานแล้ว หน่วยงานทวนสอบจะกำหนดองค์ประกอบของคณะ (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 73) ตรวจสอบเอกสารกับแนวทางการประเมินฉบับล่าสุด เช่น มีคุณสมบัติขึ้นทะเบียนได้หรือไม่ ขอบเขตองค์กรและระยะเวลาข้อมูลเป็นไปตามข้อกำหนดหรือไม่ (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 74) และอาจขอเข้าสำรวจพื้นที่ก่อนการทวนสอบจริง (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 74)

องค์กรยังต้องเก็บรักษาเอกสารที่ใช้สนับสนุนการออกแบบ พัฒนา และรักษาบัญชีรายการไว้เพื่อการทวนสอบ ทั้งแบบกระดาษและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ (ข้อกำหนดฯ อบก. 2565 หน้า 28) และภาคผนวก 7 ระบุว่าหากกฎหมายกำหนดให้ต้องรายงาน แนวปฏิบัติโดยปกติจะเก็บสารสนเทศเหล่านี้ไว้ 10 ปี (ข้อกำหนดฯ อบก. 2565 หน้า 72)

#แก้ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยก่อน

แนวทางระบุสิ่งที่ผู้ทวนสอบพบบ่อยที่สุดในการส่งครั้งแรก ได้แก่ การระบุเนื้อความที่รวบรัดเกินไปหรืออ้างชื่อย่อของกระบวนการโดยไม่แสดงชื่อเต็ม การไม่นับรวมแหล่งปล่อยทั้งที่ควรมีโดยไม่ชี้แจงเหตุผลที่เหมาะสม การไม่ชี้แจงแหล่งที่มาหรือวิธีการได้มาของข้อมูล การพิมพ์ผิดและคัดลอกแปะข้อมูลผิด (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 76) การคำนวณด้วยตัวเลขที่อ้างอิงหรือเชื่อมโยงผิดตำแหน่ง และการใช้เอกสารที่ไม่เป็นรูปแบบตามที่ อบก. กำหนด (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 77) จากนั้นผู้ทวนสอบจะเลือกวิเคราะห์การคำนวณของแหล่งที่มีสัดส่วนการปล่อยสูง พิจารณาความเสี่ยงว่าจะเกิดข้อผิดพลาดอย่างไร และตัดสินใจว่าจะขอข้อมูลสนับสนุนเพิ่มเติมหรือไม่ (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 77) ขั้นเตรียมการทวนสอบไม่ควรเกิน 1 เดือน แต่จะนานกว่านั้นหากต้องรอข้อมูลที่จัดส่งกลับ (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 79) ทุกสัปดาห์ที่ใช้แก้ตารางคำนวณหลังส่งไปแล้ว คือสัปดาห์ที่เพิ่มเข้าไปในนาฬิกานั้น

#เข้าใจว่าการสุ่มตรวจสอบจะทำงานอย่างไร

แผนการสุ่มตัวอย่างสะท้อนระดับการรับรอง สำหรับการรับรองแบบจำกัด แผนตรวจสอบหลักฐานที่ใช้คำนวณปริมาณสุดท้ายที่แสดงในรายงาน และตรวจทุกรายการที่มีสัดส่วนการปล่อยไม่น้อยกว่าความมีสาระสำคัญที่กำหนด ส่วนการรับรองแบบสมเหตุผล ผู้ทวนสอบตรวจทุกรายการข้อมูล และตรวจวิธีการรวบรวม ถ่ายโอน คัดแยก คำนวณ ในทุกจุดที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลจนเป็นปริมาณที่แสดงในรายงาน (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 78) จำนวนตัวอย่างกำหนดด้วยหลักสถิติ การคัดเลือกอย่างเป็นระบบ หรือการสุ่มก็ได้ รายการที่มีการปล่อยสูงอาจถูกตรวจทั้งหมด และผู้ทวนสอบจะมองหาจุดที่เสี่ยงที่สุดในเส้นทางการไหลของข้อมูล เช่น จุดที่บันทึกด้วยมือและจุดที่คำนวณในโปรแกรมต่าง ๆ (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 79)

แนวทางยกสูตรของ Taro Yamane คือ n เท่ากับ N หารด้วย (1 บวก N คูณ e กำลังสอง) เป็นตัวอย่างการกำหนดขนาดตัวอย่าง พร้อมตารางที่ระดับความเชื่อมั่นร้อยละ 95 หรือความคลาดเคลื่อนร้อยละ 5 ข้อมูล 100 รายการได้ตัวอย่าง 80 ข้อมูล 1,000 รายการได้ 286 ข้อมูล 10,000 รายการได้ 385 และ 500,000 รายการได้ 400 (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 80) วิธีตรวจสอบขึ้นกับลักษณะของหลักฐาน ได้แก่ การสำรวจพื้นที่จริง ตรวจสอบอุปกรณ์ที่ติดตั้ง ตรวจสอบเอกสารและข้อมูลในระบบสารสนเทศของบริษัท และสัมภาษณ์บุคคลที่เกี่ยวข้องในระบบจัดการข้อมูล (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 79)

#ขั้นตอนเตรียมตัว 6 ข้อ

เมื่อจัดทำแผนเสร็จ ผู้ทวนสอบจะส่งข้อมูลเบื้องต้น ข้อตกลงการทวนสอบ และกำหนดการให้องค์กร และตอบข้อซักถาม แผนอาจเปลี่ยนได้หากทราบข้อเท็จจริงเพิ่ม เช่น พบหน่วยธุรกิจอื่นในขอบเขต และการแก้ไขแผนต้องบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 82) จากนั้นแนวทางระบุสิ่งที่องค์กรควรเตรียมก่อนการทวนสอบในพื้นที่ (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 82-83)

1. ทำความเข้าใจวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการทวนสอบ และทบทวนข้อกำหนดตามแนวทางการประเมินคาร์บอนฟุตพริ้นท์ขององค์กร
2. กำหนดบทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบต่อกิจกรรมทวนสอบให้บุคลากรที่เกี่ยวข้อง และแจ้งให้ทราบทั่วกัน
3. ตรวจสอบและยืนยันความถูกต้องของข้อมูลก๊าซเรือนกระจกในระบบสารสนเทศและในบัญชีที่จัดเตรียมขึ้น
4. จัดเตรียมเอกสารสนับสนุนที่อ้างอิงในรายงาน แยกไว้ให้สืบค้นง่าย โดยเฉพาะรายการที่มีสัดส่วนการปล่อยสูงหรือที่ผู้ทวนสอบแจ้งไว้
5. จัดเตรียมหลักฐานที่เป็นเอกสารหรือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการจัดการข้อมูล เช่น รูปถ่ายกิจกรรมการตรวจประเมินภายใน รายงานการประชุมของฝ่ายบริหารที่แสดงกระบวนการรับรองและทบทวนข้อมูล คู่มือหรือวิธีปฏิบัติที่อ้างในรายงาน
6. หากพบข้อบกพร่องก่อนการทวนสอบในพื้นที่ ให้ผู้รับผิดชอบแก้ไขทันทีหรือด้วยกระบวนการอย่างเป็นระบบ และชี้แจงกับคณะผู้ทวนสอบอย่างตรงไปตรงมาว่ามีการแก้ไขข้อมูลจากที่จัดส่งไปก่อนหน้า

#สิ่งที่เกิดขึ้นในพื้นที่

การทวนสอบในพื้นที่เริ่มด้วยการเปิดประชุมชี้แจง ยืนยันข้อตกลงเบื้องต้น แนะนำคณะผู้ทวนสอบ นำเสนอกระบวนการตามกำหนดการที่แจ้งไว้ และฝ่ายองค์กรนำเสนอเจ้าหน้าที่ที่เข้าร่วมและข้อมูลที่ขอให้ทวนสอบ (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 83-84) จากนั้นคณะจะตรวจสอบหลักฐาน สัมภาษณ์บุคคล ตรวจสอบสถานที่ และปิดด้วยการประชุมสรุปผลและกำหนดการทวนสอบต่อไปหากมี (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 84) งานแบ่งเป็น 2 ส่วน ส่วนแรกประเมินระบบและการควบคุมข้อมูลสารสนเทศ โดยไล่ตามเส้นทางการไหลของข้อมูลตั้งแต่การป้อนด้วยมือ การถ่ายโอนแต่ละลำดับ การรวมข้อมูลรายวันเป็นรายเดือน การปันส่วนและการอ้างอิงกับระบบบัญชี จนถึงตัวเลขสุดท้ายในบัญชี (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 85) พึงคาดว่าผู้ทวนสอบจะบันทึกชื่อผู้ให้สัมภาษณ์ วิธีการได้มาของข้อมูลดิบ ตารางรายการเครื่องมือวัด แผนผังการเบิกจ่ายเชื้อเพลิง และตรวจว่าบุคลากรเข้าใจบทบาทของตนและรู้ว่าต้องทำอย่างไรเมื่อพบข้อบกพร่อง (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 86)

ประเด็นที่ถูกประเมินรวมถึงการตัดสินใจเรื่องขอบเขตและวิธีคำนวณ การคัดเลือกแหล่งปล่อยและดูดกลับ วิธีปฏิบัติในการติดตามตรวจสอบ เทคนิคและเครื่องมือตรวจวัด กระบวนการอนุมัติก่อนนำข้อมูลเข้าระบบ ความสอดคล้องของข้อมูลในระบบกับรายงาน ขีดความสามารถของบุคลากร (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 87) นโยบายและเจตนารมณ์ของฝ่ายบริหาร การสอบเทียบและบำรุงรักษาเครื่องมือ กระบวนการรายงานและแก้ไขข้อบกพร่อง และระเบียบการเข้าถึงบันทึกที่ป้องกันการปรับปรุงข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 88) ส่วนที่สองประเมินความถูกต้องของข้อมูลผ่านหลักฐาน 3 ประเภท คือ หลักฐานเชิงกายภาพ เช่น มิเตอร์และมาตรวัดที่แสดงข้อมูลดิบก่อนถูกคัดลอกลงบันทึก เอกสาร และหลักฐานประเภทคำรับรองที่หน่วยงานภายในหรือภายนอกอนุมัติไปแล้ว (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 89)

สำหรับแหล่งปล่อยจากการเผาไหม้ ตัวอย่างคำถามของผู้ทวนสอบรวมถึง เชื้อเพลิงมีส่วนประกอบเป็นเชื้อเพลิงชีวภาพหรือไม่ คำนวณ CO2 ไบโอเจนิกอย่างไร บันทึกภายในตรงกับข้อมูลภายนอกหรือไม่ รวบรวมข้อมูลรายเดือนเป็นรายปีอย่างไร แยกน้ำมันที่จำหน่ายให้พนักงานเป็นสวัสดิการหรือไม่ (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 90) ใช้ค่า GWP ใด ตรวจสอบและสอบเทียบอุปกรณ์ถี่แค่ไหน กับหน่วยงานใด และสอบเทียบครั้งสุดท้ายเมื่อไร (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 91) ผู้ทวนสอบยังคำนวณซ้ำเพื่อยืนยันตัวเลข และคำนวณย้อนกลับสำหรับค่าประมาณตามหลักอนุรักษ์นิยม (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 92) การเตรียมคำตอบสำหรับรายการนี้ พร้อมเอกสารวางไว้ข้าง ๆ คือส่วนใหญ่ของการเตรียมตัว

#ข้อค้นพบและวิธีปิด

ในการประชุมสรุปผล ข้อค้นพบแบ่งเป็น 3 ประเภท คือ รายการขอให้แก้ไขและป้องกันข้อบกพร่อง (Corrective Action Request, CAR) ซึ่งเป็นข้อผิดพลาดที่องค์กรต้องแก้ไขหรือความเสี่ยงที่ต้องป้องกัน (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 94) ประเด็นให้ชี้แจงเพิ่มเติม (Clarification, CL) ซึ่งเป็นจุดที่ยังไม่ชัดเจนหรือได้รับข้อมูลไม่เพียงพอ และประเด็นให้ปรับปรุงเพื่อตรวจสอบในครั้งหน้า (Forward Action Request, FAR) ซึ่งเป็นประเด็นสำคัญที่ต้องดำเนินการและจะถูกตรวจในการทวนสอบครั้งต่อไป องค์กรชี้แจงและโต้แย้งได้ แต่ผู้ทวนสอบไม่สามารถให้คำแนะนำเชิงแนวทางการแก้ไข CAR และ FAR ได้ ต้องบอกให้ชัดว่า CL ต้องการข้อมูลอะไร และกำหนดระยะเวลากับช่องทางในการตอบกลับ (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 95)

หลังการทวนสอบในพื้นที่ คณะจะส่งร่างรายงานพร้อมรายการที่ขอให้แก้ไข ระยะเวลาที่ให้ขึ้นอยู่กับความพร้อมของแต่ละองค์กร แต่โดยทั่วไปไม่เกิน 2 สัปดาห์สำหรับการแก้ไขข้อบกพร่องของระบบและข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ และนานกว่านั้นหากเกี่ยวข้องกับการทดสอบอุปกรณ์หรือติดตั้งเครื่องมือวัด (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 97) ประเด็นที่แก้ไม่ได้ เช่น ข้อมูลในอดีตที่ขาดหายจากระบบ จะถูกตัดสินตามหลักอนุรักษ์นิยมและอาจกลายเป็นข้อจำกัดหรือข้อยกเว้นในถ้อยแถลง ส่วนข้อผิดพลาดที่สำคัญซึ่งไม่ได้แก้ ไม่ได้รับการตอบสนอง หรือพ้นกำหนดเวลาที่ตกลง อาจนำไปสู่ผลการทวนสอบในทางกลับกัน คือไม่รับรองผล (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 100) ถ้อยคำของข้อสรุปต่างกันตามระดับการรับรอง แบบจำกัดระบุว่าไม่พบหลักฐานว่ามีข้อมูลที่มีสาระสำคัญที่ไม่ถูกต้องและไม่พบการแสดงปริมาณที่ไม่สมควร แบบสมเหตุสมผลระบุว่าข้อมูลที่มีสาระสำคัญมีความถูกต้องและแสดงปริมาณตามสมควร (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 102) ร่างถ้อยแถลงจะถูกส่งกลับให้องค์กรให้ความเห็นชอบต่อเนื้อความก่อนออกฉบับที่เป็นทางการ (แนวทางการทวนสอบฯ อบก. 2560 หน้า 103)

#CarbonBiz ช่วยเรื่องนี้อย่างไร

ฟีเจอร์ด้านการทวนสอบของแอปเดินตามรูปร่างของกระบวนการนี้ งานทวนสอบหนึ่งรอบบันทึกปีรายงาน ขอบเขต และระดับการรับรองที่ต้องการ ด่านความพร้อมตรวจความครบของหลักฐานก่อนส่ง ชุดข้อมูลถูกถ่ายสแนปช็อตพร้อมแฮช SHA-256 ล็อกแบบอ่อนแล้วล็อกถาวร ตัวเลขจึงไม่เคลื่อนระหว่างตรวจ ผู้ทวนสอบภายนอกได้รับเชิญด้วยลิงก์ใช้ครั้งเดียวเข้าสู่บัญชีอ่านอย่างเดียวที่จำกัดขอบเขตเฉพาะงานนั้น ข้อค้นพบถูกติดตามพร้อมข้อกำหนดที่อ้าง ระดับความรุนแรง และเธรดที่เพิ่มได้อย่างเดียวจนปิด โดยแอปใช้ป้าย NCR, CL และ OBS ซึ่งไม่ใช่ป้าย CAR, CL และ FAR ของแนวทาง อบก. ถ้อยแถลงการทวนสอบอัปโหลดได้เมื่อจบ ส่งออกห้องข้อมูลได้ และบันทึกตรวจสอบแก้ไขไม่ได้ ค่าที่กรอกดิบของโมดูลแหล่งปล่อยพิเศษถูกเก็บไว้ให้ผู้ทวนสอบคำนวณซ้ำ ส่วนการเตรียมคน เตรียมคำตอบ และเตรียมแฟ้มเอกสาร ยังเป็นงานขององค์กร